Почему одинаковый график подходит не всем магазинам

В одном магазине полка пустеет между визитами, хотя товар лежит в подсобном помещении. В другом мерчандайзер приезжает до поставки и не может выполнить запланированную выкладку. Если назначить этим точкам одинаковое число посещений, часть рабочего времени уйдёт на ожидание, а проблема с наличием товара останется.

Руководителю продаж или торгового маркетинга стоит выбирать график по условиям конкретного магазина. Ниже предлагаем порядок проверки: какие сведения собрать, когда менять время визита и как оценить, нужен ли дополнительный выход сотрудника. Это рекомендации по организации работы, а не универсальная норма посещений.

Какие сведения нужны до составления маршрута

Начните со списка магазинов и товаров, за которые отвечает команда. По каждой точке уточните дни поставки, время завершения приёмки, разрешённые часы работы мерчандайзера и возможность получить товар из подсобного помещения. Плановый приезд машины и момент, когда товар можно выносить в зал, могут не совпадать. Эти условия лучше подтвердить у ответственного сотрудника магазина.

Затем сопоставьте продажи по дням с вместимостью основного и дополнительных мест выкладки. Если доступны сведения о продажах внутри дня, они помогут выбрать время пополнения перед периодом повышенного спроса. Средний объём за месяц может скрывать нагрузку в выходные или во время акции. При отсутствии подробных данных опирайтесь на повторные наблюдения в сопоставимое время и прямо отмечайте, какие сведения пока неизвестны.

Отдельно выясните, кто пополняет полку между визитами. Если это делают сотрудники магазина, согласуйте, какие задачи остаются мерчандайзеру. Если пополнения нет, даже аккуратная выкладка после утреннего визита не подтверждает наличие товара вечером. Количество продаж само по себе тоже не показывает весь спрос: товар, который отсутствовал на полке, покупатель мог не купить.

Когда менять время визита, а когда добавлять посещение

Если сотрудник регулярно приезжает до окончания приёмки, сначала рассмотрите перенос визита на согласованное с магазином время. Дополнительное посещение в тот же неудобный момент не устранит причину ожидания. После переноса проверьте, действительно ли товар стал доступен для выкладки.

Если полка пополнена, но до следующего визита снова пустеет при наличии запаса в магазине, есть основание проверить более частое пополнение. Это может быть дополнительный визит или согласованная работа сотрудников торговой точки. Выбор зависит от объёма работ, доступа к запасу и того, кто уже отвечает за эту операцию.

Если товара нет в магазине, частые визиты не заменят поставку. Ответственный за заказ должен уточнить причину отсутствия и срок пополнения. Если запас числится только в системе, сначала разберите расхождение по порядку проверки товара, которого нет на полке. Не относите все такие случаи к недостаточной частоте работы мерчандайзера.

Для запуска акции отдельно согласуйте выкладку, ценники и рекламные материалы до её начала, а также проверку в период спроса. Изменения графика привязывайте к датам и задачам акции. После её завершения пересмотрите нагрузку: временное усиление не должно автоматически становиться постоянным.

Как проверить, что сотрудник успеет выполнить работу

Для каждого визита перечислите обязательные действия: проверить согласованные товары, пополнить выкладку, сверить ценники, оформить фотографии и передать замечания. Общий чек-лист торговой точки поможет не потерять отдельные операции. Уточните, какие действия разрешены мерчандайзеру, а какие выполняет только сотрудник магазина.

Оцените время на эти операции по наблюдениям в выбранных магазинах. Учитывайте вход и допуск, ожидание доступа к товару, переходы между местами выкладки и оформление отчёта. В маршруте отдельно предусмотрите дорогу между точками. Если обязательная работа не помещается в доступное время, руководитель проекта должен изменить длительность визита, маршрут или состав задач и согласовать это с клиентом.

Увеличивать число посещений без проверки их содержания рискованно: команда может чаще приезжать, но оставлять одну и ту же задачу незавершённой. В отчёте важно видеть причину — не хватило времени, не дали доступ к запасу, не было ценника или требовалось решение магазина.

О чём договориться с исполнителем

Зафиксируйте адрес, дни и временной интервал визита, перечень товаров и работ, правила доступа и способ подтверждения результата. Укажите, кто получает сообщение о задержке или невыходе, кто организует замену и когда клиенту сообщают изменённый план. Сроки реакции и замены стороны определяют для своего проекта; единого подходящего срока для всех маршрутов нет.

Отдельно договоритесь, как оформляется визит, во время которого магазин не предоставил доступ или поставка ещё не была принята. Сотрудник должен описать препятствие и выполненную часть работы. Координатор связывается с ответственным в магазине и согласует следующий шаг. Сам факт приезда не означает, что все работы выполнены.

Как оценить новый график

Сначала зафиксируйте исходное состояние, затем проверьте изменённый график на выбранных магазинах. Период наблюдения должен охватывать обычные дни, выходные и значимые для этих точек поставки. Для сравнения используйте один перечень товаров, одинаковые правила осмотра и сопоставимые часы проверки. Если изменились цена, акция, ассортимент или поставки, отметьте это отдельно.

Смотрите на выполнение обязательных работ, повторное отсутствие товара при подтверждённом запасе, устранение замечаний и фактическое время визита. Наличие оценивайте по результатам осмотра конкретных позиций: сколько из проверенных товаров покупатель мог взять с полки в момент проверки. Это наблюдение относится к выбранным точкам и времени; его нельзя автоматически распространять на весь день или всю сеть.

Фото сразу после выкладки подтверждает состояние в конце визита. Чтобы понять, хватает ли графика, нужна ещё проверка между посещениями — силами согласованного сотрудника магазина, супервайзера или отдельного проверяющего. Иначе руководитель увидит хорошо заполненную полку после работы, но не узнает, что происходило до следующего визита.

Сопоставьте наблюдения с затратами на работу и дорогу. Продажи рассматривайте вместе с ценами, акциями и поставками: одного их роста недостаточно, чтобы приписать результат новому расписанию. Если повторяющиеся проблемы сохраняются, вернитесь к их причинам и проверьте, может ли команда устранить их в пределах своих полномочий.

С чего начать руководителю

Выберите магазины, где регулярно повторяются незавершённые работы или пустая полка, и соберите по ним время поставки, визитов и обнаруженных проблем. Назначьте ответственного за проверку причин. Затем согласуйте конкретное изменение графика, дату оценки и признаки, по которым решите, сохранять ли его.

Для расчёта работы команды подготовьте список адресов, ассортимент и необходимые операции. Форматы постоянной работы в одной точке и посещений по маршруту описаны на странице мерчандайзинга «Ритейл Навигатор». Такой бриф позволяет связать предложение с задачами магазина и объёмом работы, который действительно требуется выполнить.